বাংলায় ই-মেইল লেখার নিয়ম

বৈদ্যুতিন চিঠি বা ই-মেইল (E-mail) অর্থ Electronic Mail। বর্তমানে তথ্য প্রযুক্তির এই মাধ্যমটি খুব জনপ্রিয় হয়ে উঠেছে। মানুষের সার্বক্ষণিক যোগাযোগ কে ইমেইল করে তুলেছে সহজ ও দ্রুততর। আজ কোর্সটিকায় আমরা বাংলায় ই-মেইল লেখার নিয়ম সম্পর্কে জানবো। পাশাপাশি আপনি কীভাবে একটি ইমেইল পাঠাতে পারেন, তার প্রক্রিয়াগুলো আলোচনা করবো। বাংলায় ই-মেইল লেখার নিয়ম- 

ইমেইল লেখা ও আদান-প্রদানের জন্য প্রয়োজন হয় ইন্টারনেট সংযোগ সংবলিত একটি ইলেকট্রনিক যন্ত্র। যেমন কম্পিউটার বা স্মার্টফোন। ১৯৭২ সালে সর্বপ্রথম ই-মেইল পদ্ধতি চালু হয়। কম্পিউটার পদ্ধতির অভাবনীয় উন্নতির ফলে এখন সাধারণ বার্তা চিঠি প্রতিবেদন তথ্য-উপাত্ত, সারণী, চিত্র ইত্যাদি বৈদ্যুতিকভাবে এক কম্পিউটার থেকে অন্য কম্পিউটার বা মুঠোফোনে মুহূর্তের মধ্যে পাঠানো সম্ভব হচ্ছে।

বর্তমানে বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান যেমন Gmail, Hotmain এবং Yahoo ইত্যাদির মাধ্যমে ই-মেইল সেবা প্রদান করছে। ই-মেইল সেবা পাওয়ার জন্য নির্ধারিত ওয়েবসাইটগুলোর মধ্যে একটি ওয়েবসাইটে অ্যাকাউন্ট থাকতে হয়। ই-মেইল সময়, শ্রম ও অর্থ সাশ্রয় করে। একটি ই-মেইল যেমন একজন ব্যক্তির কাছে পাঠানো যায়, তেমনি সমষ্টিগতভাবে একযোগে একাধিক ব্যক্তির কাছেও পাঠানো যায়।

বাংলায় ই-মেইল লেখার নিয়ম

১. ইমেইল ঠিকানাগুলোতে সাধারণত নামের সংক্ষিপ্ত রূপের পর কোন স্পেস বা ফাঁকা জায়গা না রেখে “@” চিহ্ন তারপর gmail বা hotmail অথবা yahoo ইত্যাদি এবং সর্বশেষে .com লেখা হয়। যেমন courstika@gmial.com। ইমেইল ঠিকানা সব সময় ছোট অক্ষর বা Small letter এর মাধ্যমে লেখা হয়।

২. ইমেইলের উপরাংশে From, To, Cc এবং Bcc অপশন থাকে। From এর স্থানে প্রেরকের ঠিকানা, To এর স্থানে প্রাপকের ঠিকানা লিখতে হয়। Cc অর্থ কার্বন কপি। একাধিক ঠিকানায় একই ইমেইল পাঠানোর জন্য Cc বক্সে প্রাপকদের ঠিকানা লিখতে হয়।

৩. Subject অংশে যে বিষয়টি নিয়ে ইমেইল রচনা করতে হবে তা অত্যন্ত সংক্ষিপ্তভাবে উল্লেখ করতে হবে। যেমন চাকরির আবেদন জানিয়ে ইমেইল লিখতে চাইলে Subject অংশে লেখা যায় “অফিসার পদের জন্য আবেদন”।

৪. Text হলো ইমেইলের প্রধান অংশ। এই অংশে প্রাপকের নিকট মূল বার্তাটি লেখা হয়।

৫. ইমেইলের বার্তাটি সংক্ষিপ্ত হতে হবে।

৬. স্থান, কাল, পাত্র ভেদে সম্মানসূচক শব্দ যেমন: প্রিয়, মহোদয়, জনাব, সুধি ইত্যাদি সম্বোধন ব্যবহার করতে হবে।

৭. ইমেইলের তারিখ কিংবা প্রেরকের ইমেইল ঠিকানা উল্লেখ দরকার হয় না। তবে দাপ্তরিক কাজের জন্য ইমেইলের প্রিন্টেড কপি সংরক্ষণ করা হয় বলে প্রেরকের ইমেইল ঠিকানা উল্লেখ করাই ভালো

৮. ইমেইলে বার্তা লেখার পাশাপাশি ভিডিও, ছবি বা নথিপত্র ইত্যাদি প্রেরণ করা যায়। এর জন্য Attachment বা সংযুক্তি অংশের সাহায্য নিতে হবে। যেমন: ই-মেইলে চাকরির আবেদন করার সময় জীবন বৃত্তান্ত বা ছবি সংযুক্ত করে পাঠানো যায়।

৯. ইমেইলে অনেকগুলো সূত্রের দিকে দৃষ্টি আকর্ষণ করা হয়। তবে সেক্ষেত্রে নিয়মগুলো ক্রমিক নম্বর দিয়ে চিহ্নিত করা ভালো।

১০. ইমেইল তৈরি হওয়ার পর তা ভালোভাবে সম্পাদনা করা উচিত। যাতে বানান ও বাক্যগত ত্রুটি না থাকে।